Документооборот

Этот раздел описывает составление и хранение документации связанной с проведением обслуживания электроустановок.

Все оригиналы любых документов хранятся у заказчика.

После составления и подписания любого документа, его оригинал передаётся представителю заказчика, электрик предварительно делает фотографию документа, которую и отсылает на сервер нашей компании для дальнейшей обработки и хранения. За сохранность оригиналов документов наша компания ответственности не несёт.

Если у вас на объекте предусмотрены процедуры хранения документов, то наш электрик передаст документы вашему представителю, если место хранения не предусмотрено, то документы будут помещаться в специальный карман в электрощите или рядом с ним.

Хранение и обработка фотографий документов:

После подписания электрик фотографирует все документы и посылает письмом менеджеру. Так же он пересылает все фотографии щитов и другие снимки сделанные в ходе проведения работ.

Все фотографии хранятся как минимум три года с месяца проведения работ, по возможности, срок хранения не будет ограничен. Все документы хранятся в двух местах.

Первое: все фотографии щитов и документов хранятся непосредственно на сервере в папке объекта, разложенные по месяцам и годам проведения обслуживания. Все заказчики могут без ограничений получить безопасную ссылку для доступа к своим документам. Ссылка действует бессрочно. Что бы получить ссылку, напишите письмо в нашу диспетчерскую службу.

Второе: фотографии подписанных документов, продублированы и хранятся в личном кабинете пользователя. Фотографии щитов и прочие снимки, пока из личного кабинета недоступны.

Подробности о пользовании личным кабинетом

Набор документов заполняемый при ежемесячном обслуживании

Ежемесячно, электриком при проведении ТО, составляются и подписываются три документа: ППР, Акт ТО и делается запись в журнал проведения ТО. ППР раз в год подписывает ответственный за электрохозяйство и ежемесячно электрик, а Акт ТО и запись в журнале подписывают электрик и представитель заказчика. Ниже приведены образцы заполнения. Для увеличения фотографии нажмите на неё.

Печать проставляет заказчик, на образце проставлена печать Электрики24 только для наглядности.

При выполнении дополнительных работ

После выполнения дополнительных работ электрик совместно с представителем заказчика подписывают заказ-наряд. Образец заполнения ниже. Для увеличения фотографии нажмите на неё.

Печать проставляет заказчик, на образце проставлена печать Электрики24 только для наглядности.


Скачать бланки: Стандартный ППР, Акт ТО, Заказ-Наряд, Журнал запрашивается у менеджера и предоставляется предварительно заполненным с наименованием объекта на всех страницах и нумерацией страниц. Незаполненный Журнал ТО